Làm thế nào để lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel nhanh chóng và dễ dàng ngay cả khi không sử dụng hàm VLOOKUP. Đọc ngay bài viết sau đây để tìm hiểu 4 cách lấy dữ liệu cực kì chi tiết nhé!
1. Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác là gì?
Lấy dữ liệu từ một bảng Excel và chuyển nó sang một bảng khác là quá trình chuyển thông tin từ một vị trí trong tệp Excel sang một vị trí khác, giúp bạn tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau hoặc tạo bảng tổng hợp.
Bạn đang đọc: Hướng dẫn 4 cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel cực chi tiết
2. Cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel
2.1. Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel bằng hàm VLOOKUP
Hàm VLOOKUP cho phép bạn tìm giá trị trong một bảng dựa trên giá trị khóa và trả về giá trị tương ứng trong cột khác. Học cách sử dụng hàm này sẽ giúp bạn lấy dữ liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Cú pháp hàm VLOOKUP: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
-
Lookup_value: Là giá trị dùng để dò tìm.
-
Table_array: Là vùng dữ liệu chứa giá trị cần dò tìm. Vùng có từ 2 cột trở lên. Nhấn phím F4 sau khi chọn vùng để cố định vùng.
-
Col_index_num: Là số thứ tự cột đếm từ vùng dò tìm chứa giá trị cần trả về.
-
Range_lookup: Là phương pháp dò tìm. Range_lookup là 0 hoặc FALSE để tìm giá trị chính xác, range_lookup là 1 hoặc TRUE hoặc bỏ qua để tìm giá trị gần đúng.
Ví dụ: Sử dụng hàm VLOOKUP để lấy dữ liệu trong bảng trên.
Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =VLOOKUP(D4,$G$8:$H$11,2,0) vào ô tham chiếu.
Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.
2.2. Lấy dữ liệu bằng hàm MATCH:
Hàm MATCH là một công cụ mạnh mẽ để tìm vị trí của giá trị trong một dãy dữ liệu.
Lưu ý:
-
Cách này dùng để xác định vị trí dữ liệu cần tìm, không trả về dữ liệu.
-
Chỉ nên dùng nếu số lượng dữ liệu ít, trong phạm vi nhỏ và cần xác định nhanh vị trí dữ liệu.
-
Hàm MATCH sẽ kết hợp với hàm INDEX để tối ưu việc tìm dữ liệu khắc phục những nhược điểm của hàm VLOOKUP.
Cú pháp hàm MATCH: =MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])
Trong đó:
-
Lookup_value: Là giá trị dùng để dò tìm.
-
Lookup_array: Là vùng dữ liệu chứa giá trị cần dò tìm. Vùng có từ 2 cột trở lên.
-
Match_type: Là kiểu dò tìm. Match_type là 0 để tìm giá trị chính xác, là 1 hoặc bỏ qua để tìm vị trí giá trị lớn nhất và nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm, là -1 để tìm vị trí giá trị nhỏ nhất và lớn hơn giá trị cần tìm.
Ví dụ: Dùng hàm MATCH để tìm vị trí giá trị trong bảng dữ liệu sau.
Bước 1: Bạn nhập hàm =MATCH(30,E8:E13,0) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.
Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.
2.3. Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong excel bằng hàm INDEX
Hàm INDEX cho phép bạn trích xuất giá trị từ một dãy dữ liệu dựa trên số chỉ mục.
Cú pháp hàm INDEX: =INDEX(array, row_num, [column_num])
Trong đó:
-
Array: Là vùng dữ liệu để tìm kiếm.
-
Row_num: Là vị trí hàng trong vùng dữ liệu có chứa giá trị cần tìm kiếm.
-
Column_num: Là vị trí cột trong vùng dữ liệu có chứa giá trị cần tìm kiếm.
Ví dụ 1: Dùng hàm INDEX để lấy dữ liệu trong bảng dữ liệu sau.
Thao tác: Bạn nhập hàm =INDEX(C7:E13,6,2) vào ô tham chiếu kết quả như công thức trên và nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.
Ví dụ 2: Dùng hàm INDEX kết hợp hàm MATCH để lấy dữ liệu trong bảng dữ liệu sau.
Bước 1: Bạn nhập hàm =INDEX($G$8:$H$11,MATCH(D4,$G$8:$G$11,0),2) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.
Giải thích hàm:
Vùng dữ liệu array phải chứa dữ liệu cần tìm và đối số dò tìm là vùng G8:H11. Nhấn phím F4 để cố định vùng.
Vị trí hàng thay đổi dựa theo ô xếp loại D4, ta sử dụng hàm MATCH để xác định vị trí trong bảng.
Hàm INDEX kết hợp hàm MATCH có thể thay thế hàm VLOOKUP và khắc phục được 1 vài nhược điểm của hàm này là không thể dò tìm các giá trị bên trái của đối số trong vùng dữ liệu, hoặc trong trường hợp dữ liệu lớn khiến hàm VLOOKUP xử lý chậm.
Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.
2.4. Lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel Power Query
Power Query là một công cụ mạnh mẽ cho việc biến đổi và kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn. Lưu ý:
-
Cách này được sử dụng khi bạn có quá nhiều dữ liệu, số lượng dữ liệu trải dài trên 1 sheet. Và những công việc cần lặp lại thao tác nhiều lần.
-
Power Query là công cụ hữu ích giúp bạn đơn giản hóa việc truy cập, sửa đổi, cập nhật dữ liệu từ nguồn khác. Power Query đã tích hợp sẵn trên Excel 2016 trở
Bước 1: Bạn bôi đen vùng dữ liệu cần lấy. Sau đó, nhấn chọn vào mục Data, chọn From Table để mở cửa sổ tính năng Power Query.
Bước 2: Bạn chọn vào mục Close& Load, nhấn chọn Close& Load, sau đó Chọn Only Create Connection và nhấn Load.
Tìm hiểu thêm: Cách sử dụng PC Health Check trên máy tính Windows
Bước 3: Bạn nhấn chuột phải vào Table1 như hình, bạn chọn Merge. Sau đó chọn “Xếp loại” ở Table1, chọn “Xếp loại” ở Table2 rồi nhấn OK.
Giải thích: Ở đây bạn chọn 2 cột giống nhau ở cả 2 bảng để làm key liên kết 2 bảng với nhau. Trong trường hợp này là “Xếp loại”.
Bước 4: Trong mục Queries, ban chọn bảng Merge1 vừa tạo. Sau đó bạn nhấn chuột trái vào vị trị Table2 như hình, chọn mục “Mức thưởng” rồi nhấn OK.
Tìm hiểu thêm: Cách sử dụng PC Health Check trên máy tính Windows
Giải thích: Ở đây mình chọn “Mức thưởng” là bởi vì đây là cột mình cần tìm kiếm. Bạn có thể hiểu là khi chọn cột này thì lúc mình chọn xếp loại nào thì sẽ ra mức thưởng tương ứng như vậy.
Bước 5: Ta có kết quả sau các bước thực hiện như trên trong tính năng Power Query.
Bước 6: Để chuyển kết quả vừa tạo sang trang làm việc Excel. Bạn chọn Expanded Table2 trong mục Applied steps > Chọn mục Close & Load > Chọn Close & Load như hình.
Bước 7: Sau khi chuyển dữ liệu vừa làm ở các bước trên mình có kết quả như hình sau.
Bước 8: Chọn và lọc ra các kết quả của xếp loại “Khá” và “Trung bình” như trong hình.
Bước 9: Và đây là kết quả đã lọc ra của những nhân viên có xếp loại “Khá” và “Trung bình”.
>>>>>Xem thêm: [Hướng dẫn] Chia sẻ dữ liệu tự hủy dung lượng lớn, hoàn toàn miễn phí trên Degoo
3. Kết luận
Trên đây là 4 cách lấy dữ liệu từ bảng này sang bảng khác trong Excel. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn ứng dụng hiệu quả Excel trong công việc.
Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình một chiếc laptop giá tốt để sử dụng Excel cũng như một số phần mềm tin học văn phòng khác, hãy tham khảo các sản phẩm của Blogkienthuc.edu.vn tại đây: Laptop chính hãng
Xem thêm:
- Cách thêm dòng trong Excel, thủ thuật đơn giản mà người dùng Excel cần phải biết
- Mẹo căn chỉnh trang in Excel luôn vừa khít trang giấy
