Microsoft Forms là gì? Hiện nay, người dùng đã trở nên rất quen thuộc với bộ ứng dụng Office 365, trong đó, nổi bật không thể không kể đến đó là Microsoft Forms. Đây là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, hỗ trợ người dùng trong việc khảo sát và quản lý công việc hiệu quả.
Trong hệ sinh thái Microsoft 365, không thể không nhắc đến Microsoft Forms – một phần mềm hỗ trợ tạo biểu mẫu. Ứng dụng này đã trở thành công cụ quan trọng đối với việc tạo và quản lý các biểu mẫu chuyên nghiệp. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng tìm hiểu về tính năng nổi bật của phần mềm này nhé!
Bạn đang đọc: Tổng hợp 8 tính năng nổi bật có trong Microsoft Forms mà người dùng nên biết
Microsoft Forms là gì?
Microsoft Forms, còn được gọi là Microsoft Forms 365, là một ứng dụng phục vụ cho việc tạo và quản lý biểu mẫu, được ra mắt vào tháng 9 năm 2018. Hiện tại, ứng dụng này có hai phiên bản chính:
- Microsoft Forms trực tuyến: Đây là phiên bản sử dụng trên nền tảng đám mây, không cần cài đặt trên máy tính. Bạn chỉ cần kết nối Internet và sử dụng tài khoản đăng ký bản quyền để truy cập và sử dụng ứng dụng.
- Microsoft Forms ngoại tuyến: Phiên bản này được cài đặt trực tiếp trên máy tính, cho phép làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi mà không cần kết nối Internet.
Với Microsoft Forms, người dùng có thể thiết kế các biểu mẫu dễ dàng và sáng tạo để sử dụng trong việc khảo sát nhân sự hoặc tổ chức bài kiểm tra. Ứng dụng cung cấp kết quả trực tiếp và chính xác theo thời gian thực, kết hợp với các tính năng phân tích, phản hồi và đánh giá. Người dùng cũng có thể xuất dữ liệu sang file Excel để nghiên cứu và phân tích.
Microsoft Forms còn cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả. Bạn có thể tạo các câu hỏi đa dạng, tùy chỉnh giao diện biểu mẫu, thêm hình ảnh và video và chia sẻ biểu mẫu qua nhiều phương thức khác nhau. Bên cạnh đó, ứng dụng cũng cung cấp khả năng phân loại và phân nhóm dữ liệu thu thập được, giúp bạn dễ dàng xem xét và phân tích kết quả hơn.
8 tính năng có trong Microsoft Forms
Microsoft Forms được người dùng yêu thích lựa chọn bởi ứng dụng này mang đến nhiều tính năng nổi bật, có lợi trong quá trình giải quyết công việc, cụ thể như sau:
1. Chia sẻ biểu mẫu
Một trong những tính năng quan trọng và thường được sử dụng nhất trong Microsoft Forms là khả năng chia sẻ biểu mẫu. Ngay sau khi hoàn thành biểu mẫu trên Microsoft Forms, người dùng có thể chia sẻ với nhiều thành viên khác trong cùng một nhóm hoặc tổ chức.
Khi chia sẻ biểu mẫu, người nhận có thể hoàn thành biểu mẫu và gửi lại phản hồi. Họ cũng có thể nhân đôi biểu mẫu và chia sẻ cho các thành viên khác hoặc đồng tác giả trên cùng một biểu mẫu. Ngoài ra, kết quả từ việc hoàn thành biểu mẫu có thể được xuất ra và lưu trữ trên Access hoặc Microsoft Forms SharePoint.
Ngoài việc chia sẻ trực tiếp, người dùng cũng có thể tải xuống file biểu mẫu Microsoft Forms về thiết bị của mình. Điều này cho phép họ sử dụng biểu mẫu linh hoạt ở bất kỳ đâu mà không cần kết nối Internet.
2. Thông báo qua hệ thống email
Hệ thống email sẽ tự động gửi thông báo ngay khi người dùng nhận được bất kỳ phản hồi nào trên Microsoft Forms. Điều này giúp người dùng nhanh chóng nhận được thông tin về số lượng người tham gia điền vào mẫu, kết quả và tỉ lệ tương ứng. Qua đó, người dùng có thể dễ dàng kiểm soát và đánh giá dữ liệu một cách khách quan. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chức năng thông báo qua email không khả dụng trên môi trường GCC, GCC High và DoD.
3. Kết hợp sử dụng biểu mẫu trong Power Automate
Hiện nay, người dùng không chỉ có thể thêm hoặc xuất dữ liệu từ Microsoft Forms vào Excel, mà còn có thể kết hợp với biểu mẫu tự động trong Power Automate. Điều này cho phép hệ thống đáp ứng tự động các yêu cầu từ người dùng mà không cần thiết kế biểu mẫu thủ công, từ đó, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Khi kết hợp Power Automate với Microsoft Forms, hệ thống sẽ tự động thực hiện các thao tác dựa trên yêu cầu của người dùng mà không cần can thiệp thủ công. Điều này mang lại sự tiện ích và hiệu quả, giúp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất cho người dùng.
4. Hỗ trợ chèn ảnh và tìm kiếm hình ảnh trong Bing
Một tính năng quan trọng khác mà người dùng không nên bỏ qua khi sử dụng Microsoft Forms là khả năng chèn hình ảnh vào biểu mẫu. Để thực hiện việc này, người dùng chỉ cần tải file hình ảnh mong muốn lên ứng dụng và di chuyển đến vị trí đã chọn trước trong biểu mẫu. Điều này cho phép người dùng tùy chỉnh, làm cho biểu mẫu trở nên độc đáo và trực quan.
Ngoài ra, người dùng cũng có thể tìm kiếm các hình ảnh hoặc nội dung tương tự trực tiếp trong công cụ Bing. Điều này rất hữu ích khi người dùng muốn thêm vào biểu mẫu các hình ảnh liên quan. Thao tác này giúp tăng tính linh hoạt và đa dạng hóa trong việc thiết kế biểu mẫu.
5. Chèn video sinh động
Để làm cho biểu mẫu khảo sát trở nên sinh động và trực quan hơn, một gợi ý hữu ích là chèn video có liên quan để làm rõ về nội dung mà biểu mẫu đang muốn truyền tải. Bằng cách này, người tham gia khảo sát sẽ có cái nhìn chi tiết hơn về hoạt động hoặc thông tin mà người dùng muốn thu thập.
Khi chèn video, người dùng nên lựa chọn các video có chất lượng hình ảnh sắc nét và âm thanh phù hợp. Điều này giúp đảm bảo rằng người tham gia điền khảo sát có trải nghiệm tốt nhất và hiểu rõ hơn về nội dung mà biểu mẫu đang đề cập đến.
6. Tích hợp bộ ứng dụng Office
Ngoài những tính năng đã được đề cập ở trên, khi người dùng sử dụng phiên bản bản quyền của Microsoft Forms cho doanh nghiệp, họ còn có thể truy cập vào nhiều phần mềm khác. Các ứng dụng phổ biến nhất trong bộ giải pháp Office 365 bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook và Teams. Bằng cách tích hợp các ứng dụng này, người dùng có thể làm việc linh hoạt ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, từ đó tăng đáng kể hiệu suất làm việc.
7. Hỗ trợ bỏ phiếu trong Teams
Trong môi trường doanh nghiệp hiện nay, cuộc họp trực tuyến trên nền tảng Teams là một phần không thể thiếu. Khi tham gia cuộc họp, người dùng có thể sử dụng tính năng bỏ phiếu của Microsoft Forms để hỗ trợ trong việc đánh giá, thực hiện cuộc khảo sát hoặc tiến hành các cuộc bỏ phiếu trực tuyến. Tính năng này ngày càng được áp dụng phổ biến và giúp người dùng nâng cao hiệu quả làm việc trong môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp.
8. Phản hồi Microsoft Forms
Tính năng phản hồi trên Microsoft Forms đóng vai trò quan trọng, cho phép người dùng trực tiếp tương tác và phản hồi thông tin với người tham gia khảo sát, giúp họ nhận được các ý kiến và đánh giá chính xác nhất.
Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng tính năng Microsoft Forms to Power BI để phân tích dữ liệu một cách nâng cao. Điều này giúp tạo ra các báo cáo và biểu đồ thông minh từ dữ liệu thu thập được, mang lại cái nhìn toàn diện hơn về kết quả khảo sát.
Tìm hiểu thêm: Cách vẽ và tô màu đường viền trong Corel chi tiết nhất
Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập Microsoft Forms
Để sử dụng các tính năng của Microsoft Forms, người dùng cần đăng ký một tài khoản bản quyền từ Microsoft và sau đó đăng nhập vào phần mềm trên thiết bị của mình. Dưới đây là hướng dẫn đăng ký và đăng nhập Microsoft Forms mà bạn nên biết:
Đăng ký tài khoản Microsoft Forms 365
Để đăng ký tài khoản Microsoft Form 365, người dùng nên tiếp cận thông qua đại lý. Đăng ký tài khoản qua đại lý mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tư vấn hỗ trợ chuyên nghiệp: Đại lý sẽ cung cấp thông tin và tư vấn về việc đăng ký và sử dụng Microsoft Form 365, giúp người dùng hiểu rõ hơn về tính năng và lợi ích của ứng dụng.
- Giá cả hợp lý: Đăng ký qua đại lý thường mang lại giá cả cạnh tranh và ưu đãi đặc biệt so với việc đăng ký trực tiếp từ Microsoft.
- Giải quyết các vấn đề ngôn ngữ và vị trí địa lý: Đại lý có thể hỗ trợ người dùng trên nhiều quốc gia và ngôn ngữ khác nhau, giúp khắc phục các rào cản về ngôn ngữ và vị trí địa lý.
Đăng nhập Microsoft Forms
Để tiến hành đăng nhập vào Microsoft Forms, bạn có thể tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập trang web chính thức của Microsoft Forms, hoặc truy cập vào liên kết cung cấp bởi đơn vị quản lý tài khoản của bạn.
Bước 2: Trên giao diện trang đăng nhập, nhập địa chỉ email đã đăng ký với tài khoản Microsoft Form vào ô trống tương ứng.
Bước 3: Nhập mật khẩu của tài khoản vào ô trống và nhấp vào nút Đăng nhập hoặc Sign in. Nếu thông tin đăng nhập chính xác, hệ thống sẽ tiến hành đăng nhập vào tài khoản Microsoft Form của bạn. Sau đó, bạn có thể bắt đầu sử dụng các tính năng và chức năng có sẵn.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Forms
Để sử dụng Microsoft Forms một cách nhanh chóng, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Forms và truy cập vào giao diện chính. Nhấp vào nút Biểu mẫu mới để tạo một biểu mẫu.
Bước 2: Nhập tên cho biểu mẫu và cung cấp mô tả (tùy chọn), sau đó nhấp vào nút Thêm mới.
Bước 3: Chọn các loại câu hỏi mà bạn muốn đặt cho người tham gia khảo sát, ví dụ như lựa chọn, văn bản, xếp loại, tùy chọn ngày và nhiều loại câu hỏi khác. Thêm các câu hỏi bổ sung liên quan nếu cần thiết.
Bước 4: Khi hoàn tất việc tạo câu hỏi, nhấp vào nút Thu thập câu trả lời để bắt đầu thu thập thông tin từ người dùng.
>>>>>Xem thêm: Đi tim nguyên nhân màn hình cảm ứng bị chết trên smartphone
Sau khi hoàn thành các bước trên, Microsoft Forms sẽ tổng hợp kết quả và bạn có thể truy cập vào các thông tin này, ví dụ như link đến Excel để chia sẻ hoặc tải lên SharePoint. Ngoài ra, Microsoft Forms cũng cung cấp tính năng giám sát hiệu quả để sử dụng trong các kỳ thi hoặc kiểm tra.
Lưu ý rằng quy trình và giao diện của ứng dụng có thể thay đổi theo phiên bản và cập nhật của phần mềm. Hãy tuân thủ hướng dẫn cụ thể trên giao diện của Microsoft Forms để tận dụng các tính năng một cách tốt nhất.
Lời kết
Hy vọng bài viết này đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích liên quan đến cách cài đặt và các bước sử dụng Microsoft Forms đơn giản, hiệu quả và nhanh chóng nhất. Ứng dụng này mang đến nhiều tính năng nổi bật, giúp người dùng tăng năng suất trong công việc liên quan đến phân tích và đánh giá dữ liệu nên ngày càng có nhiều người lựa chọn tải xuống và trải nghiệm Microsoft Forms.
Xem thêm:
- Microsoft Loop là gì? Các tính năng đặc biệt và lý do nên sử dụng nền tảng này?
- Microsoft Visual C++ là gì? Tìm hiểu tính ứng dụng của công cụ trên PC
Bạn đang muốn tìm kiếm một sản phẩm laptop đời mới để có thể dễ dàng trải nghiệm Microsoft Forms? Hãy đến ngay với Blogkienthuc.edu.vn để mua sắm những dòng laptop chính hãng, giá tốt.
Máy tính xách tay
