Folder là một khái niệm cơ bản được sử dụng trong máy tính và tin học, dùng để lưu trữ. Vậy cụ thể thì folder là gì? Vai trò và cách tổ chức folder hiệu quả trong công việc ra sao? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.
Folder là gì?
Folder được dịch ra theo từ điển tiếng Anh có nghĩa là bìa cứng, tài liệu gập, tài liệu xếp. Như chúng ta đã biết, bìa cứng có công dụng là để gập các tài liệu, văn bản cho dễ dàng lưu trữ và mang đi. Đây cũng chính là ý nghĩa của folder trong máy tính. Cụ thể, trong máy tính, folder có nghĩa là thư mục, được sử dụng để lưu trữ các tệp tin hoặc folder khác, hỗ trợ người sử dụng trong việc quản lý, sắp xếp tài liệu.
Bạn đang đọc: Folder là gì? Vai trò và cách tổ chức folder hiệu quả trong công việc
Folder được tổ chức theo dạng cây thư mục, có nghĩa là một thư mục A có thể chứa một thư mục B khác. Lúc này, thư mục A được gọi là thư mục cha, còn thư mục B là thư mục con. Các thư mục con sẽ chịu sự quản lý của thư mục cha hay nói cách khác, nếu bạn định dạng gì ở phần Properties (Thuộc tính) của thư mục cha thì toàn bộ các thư mục con sẽ chịu sự ảnh hưởng theo.
Về bản chất, thư mục sẽ không tốn dung lượng của máy tính và chỉ khi thư mục có chứa các tệp tin thì thư mục đó mới sử dụng đến dung lượng của máy.
File là gì?
File hay còn được gọi là Tệp tin là một chương trình được máy tính được mã hóa để thể hiện những dữ liệu được lưu trữ. Nói một cách dễ hiểu hơn thì file có vai trò là lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số của người dùng tạo ra trong môi trường máy tính. File có nhiều định dạng như văn bản, hình ảnh, âm thanh,…
Thông thường, người dùng sẽ sắp xếp những file có cùng những đặc điểm giống nhau hoặc có sự liên quan trong công việc vào chung một folder để dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần.
Vai trò của folder
- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ hiệu quả
Vai trò chính của folder là giúp bạn quản lý, sắp xếp, lưu trữ những tệp tin, dữ liệu hiệu quả. Nếu bạn có một số lượng file lớn mà không biết cách sắp xếp, quản lý chúng trong các folder thì mọi thứ trong máy tính của bạn sẽ cực kỳ lộn xộn. Bạn sẽ rất khó khăn, rối loạn và tốn rất nhiều thời gian mỗi khi cần tìm kiếm một tệp tin nào đó.
- Dễ dàng di chuyển, chỉnh sửa, xóa
Ngoài vai trò chính là quản lý, sắp xếp và lưu trữ hiệu quả, folder còn giúp bạn tiết kiệm thời gian mỗi khi bạn cần di chuyển, chỉnh sửa hoặc xóa một loạt các tệp tin có những điểm chung nào đó.
- Giúp việc cộng tác giữa nhiều người
Một vai trò khác của folder đó chính là giúp việc cộng tác giữa nhiều người hiệu quả hơn vì mọi người có thể dễ dàng hiểu mục đích của từng folder là gì. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn tổ chức file trên các dịch vụ đám mây như Onedrive, Google Drive, Dropbox,…
Tìm hiểu thêm: Khám phá chi tiết 4 cách tìm kiếm trong Excel thông dụng từ cơ bản đến nâng cao
Cách tổ chức folder hiệu quả trong công việc
Phân chia các file, folder theo mức độ liên quan công việc
Điều quan trọng nhất để tổ chức folder hiệu quả trong công việc đó là bạn phải phân chia được các file, folder con của mình để lưu trữ trong các thư mục khác nhau theo mức độ liên quan đến công việc hàng ngày. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm mỗi khi cần sử dụng.
Sắp xếp thư mục theo mục đích từ tổng quát đến chi tiết
Sau khi đã phân chia các tệp tin theo mức độ liên quan công việc, bạn hãy sắp xếp chúng theo mục đích từ tổng quát đến chi tiết. Ví dụ như theo cây thư mục sau: đơn hàng -> đơn hàng tháng 1, 2, 3,… -> đơn hàng cửa hàng A, B, C,…
Đặt tên thư mục cụ thể, dễ hiểu
Một điểm quan trọng để tổ chức, quản lý dữ liệu hiệu quả là cách đặt tên thư mục sao cho cụ thể, dễ hiểu. Hãy cố gắng đặt tên thư mục làm rõ lên nội dung chính mà nội dung đó lưu trữ.
Một điểm lưu ý nữa là bạn nên đặt tên folder không dấu, không nên có khoảng trắng mà thay bằng dấu “_”. Ngoài ra, cũng không được đặt tên có các ký tự đặc biệt như / : * ? “ |,…
Tránh đặt tên thư mục trùng nhau
Theo quy tắc đặt tên trong thư mục thì bạn hoàn toàn có thể đặt tên giống nhau ở các thư mục khác nhau, dù vậy, một lời khuyên đó là bạn không tên đặt tên các folder trùng nhau vì điều này có thể gây ra sự nhầm lẫn và khó khăn khi tìm kiếm.
>>>>>Xem thêm: Hướng dẫn tạo USB cài đặt hệ điều hành MacOS
Trên đây là tất cả những gì bài viết muốn chia sẻ liên quan đến folder như định nghĩa folder là gì, vai trò và cách tổ chức folder. Hy vọng bài viết có thể giúp ích cho các bạn trong việc quản lý và sắp xếp thư mục hiệu quả trong công việc. Chúc các bạn thành công.
Xem thêm: Mạng WAN là gì? Ưu và nhược điểm của mạng diện rộng
