Một hộp thư đầy và lộn xộn là một rắc rối cho nhân viên bất kể ngành nghề hay tổ chức. Dưới đây là một số mẹo để sắp xếp và tránh hàng núi email chưa đọc và tăng năng suất của bạn trong quá trình này.
Cách xác định kích thước hộp thư của bạn
Bạn đã nhận được thông báo cảnh báo rằng hộp thư của bạn sắp đầy nhưng không biết làm thế nào? Để tìm ra chính xác dung lượng bạn còn lại trong Hộp thư, bạn sẽ cần đi tới Xem hộp thư đến > Thư mục > Thuộc tính thư mục > Kích thước thư mục.
Bạn đang đọc: 5 mẹo để thoát khỏi sự bừa bộn khi hộp thư Outlook bị đầy
Kích thước thư mục sẽ chỉ xuất hiện theo kilobyte, vì vậy để ước tính megabyte, bạn sẽ cần di chuyển số thập phân qua ba điểm.
Cách quản lý bộ nhớ khi hộp thư Outlook của bạn đầy
Khi bạn biết rằng hộp thư của mình đã hết dung lượng, có lẽ đã đến lúc bắt đầu dọn dẹp nó. May mắn thay, Microsoft cung cấp công cụ Dọn dẹp Hộp thư trong Outlook giúp bạn dễ dàng cắt giảm lượng email bạn đã tích lũy. Bạn có thể tìm thấy nó bằng cách điều hướng đến Tệp > Công cụ > Dọn dẹp Hộp thư.
Tìm hiểu thêm: Cách làm khô gà lá chanh bằng nồi chiên không dầu tại nhà với 6 bước đơn giản
Bên trong mục Dọn dẹp Hộp thư, bạn sẽ có thể:
- Lưu trữ các mục bằng cách sử dụng Tự động lưu trữ
- Xem tổng kích thước hộp thư của bạn và các thư mục riêng lẻ
- Tìm các mục cũ hơn một ngày nhất định hoặc lớn hơn một kích thước nhất định
- Và nhiều hơn thế nữa
Cách ngăn Hộp thư Outlook của bạn bị đầy
Khi bạn đã dọn dẹp hộp thư của mình, bạn sẽ muốn giữ nó theo cách đó. Một số cách bạn có thể ngăn hộp thư của mình bị lộn xộn bao gồm:
- Lưu trữ các mục cũ hơn. Đặt bất kỳ mục nào bạn muốn giữ vào kho lưu trữ để giải phóng dung lượng. Điều này cũng sẽ làm cho chúng sau này sẽ dễ tìm kiếm hơn.
- Làm trống thư mục Các mục đã Xóa. Đảm bảo rằng bạn thường xuyên xóa thư mục Các mục đã Xóa để nó không tích lũy theo thời gian.
- Làm trống thư mục Email Rác. Cũng giống như việc làm trống thư mục Các mục đã Xóa, điều này sẽ giải phóng dung lượng trong hộp thư Outlook của bạn cho các thư bạn thực sự muốn.
- Lưu trữ tệp đính kèm bên ngoài hộp thư của bạn. Đáng ngạc nhiên là các tệp đính kèm có thể chiếm nhiều dung lượng trong hộp thư của bạn. Lưu chúng trong một site nhóm hoặc OneDrive để giải phóng dung lượng.
Cách ngăn Outlook khỏi tự động xóa email
Outlook đôi khi sẽ tự động xóa email và gửi chúng đến thư mục Các mục đã Xóa mà bạn không biết. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đi tới Tệp > Tùy chọn > Nâng cao và bỏ chọn tùy chọn Làm trống các thư mục mục đã xóa khi thoát Outlook trong phần khởi động và thoát Outlook.
>>>>>Xem thêm: Cách tắt âm thanh khi truy cập vào TikTok đang xem một video siêu đơn giản
Như với hầu hết mọi thứ, càng ít lộn xộn, bạn càng có tổ chức trong Outlook. Email cũng không ngoại lệ. Luôn cập nhật email của bạn và đảm bảo mọi thứ đang được quản lý và lưu trữ đúng cách sẽ giúp bạn đỡ phải đau đầu về lâu dài.
